La eterna problemática de las bitácoras.
- Harry Mariño
- 21 sept 2016
- 3 Min. de lectura
En el presente artículo intentaré aclarar qué es una bitácora, su importancia, tipos, y retos alrededor de ellas; pretendiendo acabar con la eterna problemática de las bitácoras que aqueja a muchas organizaciones con respecto a la información que se genera en estas.
¿Qué es una bitácora?
En sí, la bitácora es un objeto marítimo que ayuda en colocar la aguja que apunta siempre al norte y orienta a la tripulación, nada que ver con registros.
El nombre bitácora está basado en los "cuadernos de bitácora": Cuadernos de viaje que se utilizaban en los barcos para registrar los detalles y demás por menores del viaje.
Usualmente, enseñamos que los registros deben ser claros, precisos, libre de enmendaduras, borrones, evitando el uso de corrector de escritura, sin dejar espacios, legibles, ordenados, completos, verificables, y principalmente a prueba de lectura. Todas estas recomendaciones, deben forman parte de los controles que los Coordinadores, Supervisores, Jefes de Grupo deben realizar diariamente, con el objeto de velar por la integridad de la información.
¿Importancia de las bitácoras?
Las bitácoras se vuelven elementos claves cuando tenemos que hacer frente a auditorías, donde todo debe comprobarse para obtener alguna certificación, o bien para cumplir con regulaciones que avalen a nuestras organizaciones.
No se tiene un formato específico, ya que dependen mucho de lo que se requiere registrar; por lo que se torna en una herramienta totalmente adaptable a cada organización.
¿Registros administrativos y registros operacionales?
En general, existen dos grandes tipos de registros que el guardia de seguridad debe realizar en su trabajo y estos son los registros administrativos o rutinario y los registros operacionales.
Registros administrativos o rutinarios.
Este tipo de registros se utiliza para anotar en un libro el flujo de documentos de entrada y salida de su lugar de trabajo. Puede incluir: Registro de visitantes, proveedores, vehículos que ingresan salen, control de tarjetas de tiempo que indican las horas de trabajo de los empleados y empleadas, registro de salida de vacaciones, entre otros. La cantidad de registros rutinarios depende de cada empresa, es decir, no existe un número determinado, más bien depende de las necesidades.
Registros operacionales
Este tipo de registros incluyen toda situación en la que el supervisor le ordene hacer un registro a un guardia de seguridad; es decir, lo que normalmente denominamos consignas. Las mismas que se tienden a resaltar por tener el carácter de relevantes.
Otro registro operacional se realiza cuando un cliente o visitante así lo requiere y solicita al guardia de seguridad que anote o registre un suceso determinado, por ejemplo, podría pedirle que anote que ha concurrido varias veces a la empresa y que no ha sido recibido por una persona en particular.
Siempre se debe registrar todo suceso que salga de la rutina, es decir, eventos inusuales o que hayan llamado la atención durante el transcurso del día. Por ningún motivo se deben confundir con las novedades reportadas y registradas en el servicio de guardia.
¿Cuantas bitácoras deben existir?
No existe un número específico de cuantas bitácoras deben existir en una garita; ya que la necesidad dependerá exclusivamente de lo que se requiera registrar y en los formatos que hayan sido definidos para estas acciones.
Actualmente existen bitácoras digitales y suelen ser específicas, en lo que respecta a su diseño y almacenamiento de registro. Así mismo, estas interactúan con las bitácoras manuscritas como complemento.
Recomendaría que haya varias bitácoras, debido a que se facilite la búsqueda de algún registro específico.
RECUERDA:
Las bitácoras son parte esencial para conocer nuestro entorno, forman parte de las medidas preventivas y correctivas, por lo que la seguridad de estas, es relevante.
Viene a mi mente la película “Training Day”, con Denzel Washington, donde este le comenta a su aprendiz “It’s not what you know, it’s what you can prove” ("No es lo que sabes, sino lo que puedes probar"), palabras determinantes a la hora de considerar por qué las bitácoras son importantes.
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